Tagesthemen

Dieser Themenpunkt wurde ganz neu entwickelt und gibt tagesaktuell Auskunft zu den folgenden Themen:

• Neuzugänge
• Abgänge
• Krankheitsfälle
• Urlaube
• Geburtstage
• Zeiterfassung: Anfangs- und Endzeit nicht gebucht sowie die manuell zu buchende Pause nicht erfasst

Zusätzlich kann man sich die in der Übersicht Aktuelles von heute ausgewählten Punkte täglich per Email zusenden lassen.

Lesen Sie mehr unter Tagesthemen.

Hinzufügen von Tagesthemen in Favoriten

Um sich die Tagesthemen in Ihrer Auswahl hinzuzufügen, wählen Sie nach dem Login bitte das Menü Image Removedaus.

Wenn Sie Image Removedsehen, klicken Sie bitte die Box oben rechts an und speichern Sie mit dem Drücken auf Image Removed. Anschließend steht Ihnen Tagesthemen immer in der Auswahl zur Verfügung.

Mitarbeiter

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Abwesenheit

1. Die Abwesenheit ist für alle Mitarbeiter – nicht mehr nur für HR – sichtbar.
2. Die Anzeige der Mitarbeiter Übersicht wurde vereinfacht und die Spalten sind nun frei wählbar durchImage Removedund ermöglichen eine individuelle Sicht.
3. Sonderurlaub wurde in der Mitarbeiter Übersicht in Zusatzurlaub umbenannt, da darunter neben dem Sonderurlaub auch der Freizeitausgleich aufgenommen wurde.
4. Halbe Urlaubstage sind in der Anwendung und über den Chatbot buchbar. Diese werden für vormittags oder nachmittags definiert.
5. Resturlaub gibt es nicht mehr als eigenen Urlaubstyp zur Auswahl bei der Urlaubsbeantragung. Der Restrurlaub wird in Summe festgehalten, aber als Urlaub gebucht.
6. Beim Stornieren von Urlaub wird diese Information – genau wie bei der Urlaubsbeantragung – an die jeweils definierte Gruppe, wie Vorgesetzte/r, Mitarbeiter und Kollegen publiziert.
7. Jedes Unternehmen kann seine firmeneigenen Feiertage sowie Betriebsferien hinterlegen.
   In der Konfiguration unter Betriebliche Feiertage werden ganze oder halbe Tage angelegt, die für eine Auswahl an Mitarbeitern oder das gesamte Unternehmen arbeitsfrei sind. Diese Tage werden nicht vom Urlaubsbudget abgezogen, sondern automatisch als Abwesenheit der entsprechenden Mitarbeiter erfasst.
   Betriebsurlaub ist eine festgelegte Zeit, in der für alle oder einen Teil der Mitarbeiter (je nach Auswahl) einheitlicher Urlaub festgesetzt wird. Diese Zeit wird den betroffenen Mitarbeitern von ihrem Urlaubsbudget abgezogen.
8. Jedes Unternehmen kann in der Konfiguration unter Abwesenheiten eigene Abwesenheitstypen definieren, wie z. B. Sonderurlaube (Geburt Kind, Heirat, Umzug etc).
   Gerne geben wir Ihnen dazu eine Vorlage für verschiedene Länder, in der die gesetzlichen Bestimmungen abgebildet werden.

Lesen Sie mehr unter Abwesenheit.

Urlaubsgenehmigung

Dieser Prozess Auf den folgenden Seiten möchten wir Sie über neue Funktionalitäten in der Software informieren, die im Monat Oktober mit der Versionsnummer 1.2.0 implementiert wurden.

Neu aufgenommen wurden folgende Bereiche:

• Tagesthemen
  Um täglich aktuell und kompakt über Neuerungen informiert zu sein. Sie können sich die Tagesthemen auch als Email abonnieren und erfahren so z. B. jeden Tag um 9:00 Uhr wer sich heute krank gemeldet hat, Urlaub oder Betriebsjubiläum hat.
  
  
• Alumni
  Bereich für alle ausgeschiedenen Mitarbeiter. Hierher werden deren Personalakten automatisch nach dem Ausscheiden übertragen. Das entlastet die Mitarbeiterübersicht und vielleicht wollen Sie Ihre Ehemaligen einmal zu einer Betriebsfeier einladen. Andererseits kommen Sie Ihren Aufbewahrungspflichten nach, indem Sie alle Akten hier archivieren können.
  
  
• Bewerber
  Zur Ablage aller Bewerbungsunterlagen, um die Kommunikation und Übersicht zu erleichtern. Denken Sie daran, wenn Sie Bewerberunterlagen länger als 6 Monate aufheben, müssen Sie wegen der DSGVO die Bewerber explizit um Erlaubnis fragen.

Erweiterungen in bestehenden Bereichen:

• Neuerungen im Bereich der Personalakte
  Übersicht: Die Anzeige der Felder in der Mitarbeiterübersicht wurde erweitert. Sie können sich mit Image Addeddie Anzeige einstellen, dann werden nur die Felder für Sie sichtbar sein, die Sie wünschen.
  Akte: Die Akte hat umfangreiche Eingabefelder, um alle Situationen, Länder und Nationalitäten abzudecken. Wenn Sie aber die Akte z. B. nur reduziert für die Zeiterfassung einsetzen möchten, dann können Sie ungewollte Felder ausblenden. MitImage Addedwerden alle Felder angezeigt, die verfübar sind. Klicken Sie die weg, die Sie nicht benötigen. Sie können die Einstellung jederzeit ändern.

• Der Prozess im Bereich der Abwesenheit wurde deutlich vereinfacht und automatisiert, sodass die Personalabteilung im Regelfall mit der Bearbeitung der Urlaubsanträge nicht mehr konfrontiert wird.

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• Ein Mitarbeiter stellt einen Urlaubsantrag und sowohl HR als auch der Vorgesetzte bekommen diesen

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• Urlaubsantrag in die Wiedervorlage. Dazu erhalten Sie einen Hinweis oben in der Menüleiste

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Sobald Sie auf den Brief klicken, erfahren Sie auch, dass es sich um eine Wiedervorlage handelt.

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Klicken Sie auf Wiedervorlagen.

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Sie sehen, dass es sich um einen Urlaubsantrag handelt. Durch erneutes Bestätigen gelangen Sie in die Abwesenheitsübersicht der Mitarbeiter. Ggf. müssen Sie dazu die Auswahl der Einträge pro Seite erhöhen oder weiterblättern bis Sie zum markierten Antrag gelangen. Wählen Sie diesen aus und sehen Sie in der unteren Tabelle den Urlaubsantrag mit dem Status beantragt.

Unter Aktion können Sie diesen genehmigen oder ablehnen. Der Mitarbeiter bekommt anschließend die jeweilige Information über die Genehmigung oder Ablehnung.

Anschließend verschwindet der Eintrag aus Ihrer Wiedervorlage und der des Vorgesetzten.

Im Normalfall sollte der oder die Vorgesetzte den Antrag bearbeiten und HR bekommt die aktuellen Informationen, sodass ein Eingreifen, z. B. bei Nichtbearbeitung des oder der Vorgesetzten jederzeit möglich ist.

Zeiterfassung

1. Die Anwesenheiten wurden umbenannt in Zeiterfassung, um ein Verwechseln mit den Abwesenheiten zu vermeiden.
2. Die Arbeitszeit kann über den Chatbot erfasst werden (Start, Ende, Pause).
3. Die vom Mitarbeiter erfasste Arbeitszeit kann nur am gleichen Tag durch den Mitarbeiter geändert werden. Die Personalabteilung hat jederzeit die Möglichkeit rückwirkende Änderungen vorzunehmen. Nicht erfasste Tage kann jedoch auch der Mitarbeiter selbst rückwirkend buchen.
4. In der Konfiguration wurden Projekte hinzugefügt, auf die die Mitarbeiter dann ihre Arbeitszeiten buchen können. Zu Projekten zählen bspw. Dienstreisen, Lehrgänge, Berufsschule oder auch bestimmte Arbeitsprojekte. Die Personalabteilung kann diese Projekte anlegen, damit sie bei der Zeitbuchung in der Auswahl zur Verfügung stehen. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten auf die Projekte auch über den Chatbot erfassen. Schreiben Sie dazu bspw. Starte Arbeitszeit auf Projekt Dienstreise.
5. Arbeitszeitmodelle mit der Kategorie Manuelle Planung, die in der Konfiguration angelegt werden, können in diversen Routinen übernommen werden, z. B. 1-wöchentlich, 2-wöchentlich. Kopieren Sie die ausgewählte Woche bzw. Wochen auf die darauffolgende Periode durch Aktivieren vonImage Removed.

Lesen Sie mehr unter Zeiterfassung.

Alumni

Dieser Themenpunkt steht neu zur Verfügung und zeigt alle ausgeschiedenen Mitarbeiter an.

Eine Mitarbeiterakte wird in eine Alumni-Akte übertragen, wenn er letzte Arbeitstag erreicht ist (Vertrag) oder der Beschäftigungsstatus (Personendaten) auf Alumni geändert wird.

Einige Felder können nun nicht mehr editiert werden, es ist jedoch immer möglich noch Dokumente, wie z. B. das Arbeitszeugnis, nachträglich anzuhängen.

Bewerber

Diese Funktionalität ist ebenfalls neu. Bewerber können mit ihren Bewerbungsunterlagen, wie z. B. Lebenslauf, Zeugnisse, Anschreiben, Adressdaten, angelegt werden. Dies erleichtert die Kommunikation mit den Bewerbern und vereinfacht die Übersichtlichkeit in den Bewerbungsrunden. Zusätzlich können Notizen zum Bewerber erstellt werden. Der Bewerberstatus zeigt den aktuellen Stand im Bewerbungsprozess an und wird unterteilt in:

• Absage durch uns
• Absage durch Bewerber
• Vertragsangebot gesandt
• Vertrag unterschrieben

Anfänglich wird kein Eintrag dazu benötigt.

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• Image Added. Neu ist auch, dass alle Mitarbeiter diese Kachel nutzen können, um ihr Urlaubskonto anzuzeigen und Vorgesetzte erhalten eine Übersicht über all ihre Mitarbeiter. 

• Bei der Zeiterfassung unterstützen wir drei verschiedene Modelle (Gleitzeit, feste Arbeitszeit und manuelle Planung). Pro Abteilung kann beispielsweise mit unterschiedlichen Modellen gearbeitet werden, was in der Produktion und Verwaltung oft gängige Praxis ist. Neu ist auch, dass der Mitarbeiter seine erfassten Zeiten im Laufe des Tages noch ändern kann.

Sollten Fragen zu den Änderungen aufkommen, können Sie sich gern gerne jederzeit an support@personalabteilung.cloud wenden.

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