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Jeder Mitarbeiter sollte ein Arbeitszeitmodell zugeordnet bekommen. Dadurch wird festgelegt, an welchen Tagen ein Mitarbeiter arbeitet, welche Tage bei der Urlaubsplanung abgezogen werden müssen, welche Pausenzeiten berücksichtigt werden müssen und es kann geprüft werden, ob der Mitarbeiter Mehr- oder Minderarbeit hat bzw. pünktlich ist.

Mitarbeiter, die gleich arbeiten, können ein gemeinsames Arbeitszeitmodell bekommen. Eine Teilzeitkraft, die z. B. nur an vier statt an fünf Tagen in der Woche arbeitet, benötigt ein eigenes Arbeitszeitmodell.

In der Konfiguration haben Sie verschiedene Möglichkeiten in der Auswahl der Arbeitszeitmodelle:

• Gleitzeit
• Feste Arbeitszeit
• Manuelle Planung: wochenweise Erstellung der Arbeitszeit mit Anfangs- und Endzeit oder nur der Arbeitsstunden, Arbeitszeit muss immer vom Mitarbeiter gebucht werden

Legen Sie die Arbeitszeitmodelle an, die für Ihr Unternehmen von Bedeutung sind, indem Sie aufklicken.

Geben Sie dem Arbeitszeitmodell einen Namen, ordnen Sie dieses Modell einem Unternehmen zu und wählen Sie unter Kategorie zwischen den drei möglichen Arbeitszeitmodellen das für Sie passende aus. Sie können auch für einzelne Abteilungen oder Kostenstellen ein Arbeitszeitmodell definieren.

Bei dem Gleitzeitmodell werden pro Tag die Arbeitsstunden festgelegt. Eine Anfangs- und Endzeit wird nicht erfasst. Hier kann keine Prüfung erfolgen, ob der Mitarbeiter pünktlich begonnen hat. Mehr- oder Minderarbeit wird erfasst und kann innerhalb eines gesteckten Rahmens ausgeglichen werden.

Bei der Festen Arbeitszeit werden die Anfangs- und Endzeit festgelegt. Der Mitarbeiter muss innerhalb dieses festgelegten Rahmens keine Zeiten erfassen, sondern nur die Arbeitszeit, die außerhalb seiner festgelegten Arbeitszeit liegt.

Die Manuelle Planung ist das flexibelste Arbeitszeitmodell. Pro Woche kann die Arbeitszeit differieren. Entweder werden Anfangs- und Endzeit festgelegt oder nur die Arbeitsstunden. Die Arbeitszeit muss immer vom Mitarbeiter gebucht werden. Eine Prüfung auf Pünktlichkeit (bei Festlegung der Anfangszeit) kann nur erfolgen, wenn die Planung für jede Woche gefüllt ist.

Pausenzeiten

Die Pausen können Sie so festlegen, dass sie vom Mitarbeiter gebucht werden können oder automatisch abgezogt werden. Darf die Mittagspause beispielsweise eine Stunde nicht unterschreiten, setzen Sie den Haken bei ist Mindestpausenzeit. So kann die Pause bei einer manuellen Buchung durch den Mitarbeiter eine Stunde nicht unterschreiten.

Arbeitszeiten

Überlegen Sie die Arbeitszeiten für Ihr Arbeitszeitmodell fest.

Bei dem Gleitzeitmodell sowie der Festen Arbeitszeit geben Sie für jeden Wochentag die Arbeitsstunden bzw. die Start- und Endzeit ein.

Bei der Manuellen Planung kann die Arbeitszeit pro Woche unterschiedlich sein und muss daher für jede Arbeitswoche neu eingegeben werden:

Arbeitszeiten für Kalenderwoche 40

Eine Kopierfunktion erleichtert diesen Vorgang und kann auch mehrere Wochen, z. B. 1-wöchentlich, 2-wöchentlich auf die Zukunft übertragen. Kopieren Sie die ausgewählte Woche bzw. Wochen auf die darauffolgende Periode durch Aktivieren von. Bitte beachten Sie dabei, dass es für die Abwesenheitserfassung nötig ist, dass die Wochen entsprechend vorgeplant sind, damit die richtige Anzahl an Arbeitstagen abgezogen wird.

Toleranzen

Bei den Arbeitszeitmodellen Feste Arbeitszeit und Manuelle Planung können Sie eine Toleranz zum Beginn der Arbeitszeit, zum Ende der Arbeitszeit oder zur gesamten Arbeitszeit einräumen, innerhalb welcher der Mitarbeiter als pünktlich gilt. Die Eingabe der Toleranz ist bei dem Gleitzeitmodell nicht nötig, da die Mitarbeiter einen freien Spielraum haben, innerhalb welchem sie zur Arbeit antreten oder die Arbeit beenden können. Bei der Neuanlage oder dem Editieren des Arbeitszeitmodells besteht die Möglichkeit, die Toleranzen einzutragen.

Die Toleranzen geben Sie in Minuten an. Sie haben dabei die Möglichkeit die Toleranzen einzeln vor und nach Beginn bzw. vor und nach Ende der Arbeitszeit einzugeben. Oder Sie können die Toleranz vor gesamter Arbeitszeit oder nach gesamter Arbeitszeit eintragen.

Zudem haben Sie die Möglichkeit eine Toleranz für Mehrarbeit anzugeben. Dabei ist zu beachten, dass eine Mehrarbeit innerhalb der Toleranz, nicht als Mehrarbeit ausgewiesen wird. Geht die Arbeitszeit über die Toleranzgrenze hinaus, wird die gesamte Mehrarbeit gerechnet (ohne Abzug der Toleranz).

Ebenfalls können Sie durch Anklicken Abweichungen vor Beginn ignorieren, Arbeitszeiterfassung rückwirkend erlauben, Pausenzeiteingabe rückwirkend erlauben.

Alle Eingaben zu Ihrem Arbeitszeitmodell sehen Sie auf einen Blick, indem Sie auf ein Modell klicken. Dazu werden Ihnen die Pausen- und Arbeitszeiten sowie die jeweiligen Mitarbeiter, die diesem Modell zugeordnet wurden, angezeigt. Darüber hinaus sehen Sie alle weiteren Eingaben in den Details:

In der Kachel Zeiterfassung erhalten Sie täglich eine Übersicht über die Einhaltung der Arbeitszeiten. Hat ein Mitarbeiter keine Zeiten erfasst, ist seine Zeiterfassung rot hinterlegt. Ist die Zeiterfassung außerhalb der Toleranz eingetragen worden, erscheint die Eingabe in roter Schrift.

Lediglich Ingrid Lindholm hat am 17.9.2019 ihre Arbeitszeit erfasst. Ingrid Lindholm hat Ihren Arbeitsbeginn außerhalb der festgelegten Toleranz eingetragen.