In welcher Abteilung und mit welchem Profil der Mitarbeiter arbeitet, wird hier dokumentiert. Haben Sie den Mitarbeiter über ein 360°-Feedback angelegt, sind die Abteilung und der Vorgesetzte bereits vorgefüllt.

Abteilung

Die Auswahl unter Abteilung wird automatisch durch die eingegebenen Abteilungen im 360°-Feedback sowie die in den Mitarbeiterakten erstellten Abteilungen generiert. Zusätzlich zur Auswahl können Sie natürlich noch neue Abteilungen hinzufügen, indem Sie direkt in das Feld schreiben.

Findet ein Abteilungswechsel statt, wird das Abteilungseintrittsdatum mit dem neuen Datum überschrieben und die neue Abteilung eingetragen. Die alten Daten bleiben gespeichert und können jederzeit mittels der Historie eingesehen werden.

Durch einen Klick auf  können Sie sich die Zuordnung des Mitarbeiters im Firmenorganigramm anzeigen lassen.  Das Organigramm erstellt sich für das System über die Abteilung.

Vorgesetzter und Kostenstelle

Der Vorgesetzte kann aus allen angelegten Mitarbeitern ausgewählt werden. Für die korrekte Abbildung des Mitarbeiter-Vorgesetzten-Verhältnisses ist es vorgesehen, dass jeder Mitarbeiter nur einen Vorgesetzten hat. Bitte entscheiden Sie selbst, ob es sich um den disziplinarischen oder projektgetriebenen Vorgesetzten handelt.

Die Kostenstelle hat nur dokumentarischen Charakter für die Buchhaltung oder andere kaufmännische Systeme.

Stellvertreter

In der Personalakte eines Mitarbeiters kann ein Stellvertreter eingetragen werden. Im Feld Stellvertreter von trägt man ein, wen der Mitarbeiter vertritt. Im Feld wird vertreten durch wird nur eingeblendet, durch wen der Mitarbeiter vertreten wird, wer also sein Stellvertreter ist.

Die Stellvertreterregelung gilt für zwei Fälle:

1. Ist ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub, kann durch die Eingabe des Stellvertreters festgelegt werden, wer ihn in dieser Zeit bei Anfragen o. ä. vertritt.
2. Ist ist Vorgesetzter krank oder abwesend, übernimmt der Stellvertreter während dieser Zeit seine Aufgaben auch in der Danielle Software. Folgende Aufgaben gilt es evtl. zu vertreten:
3. Genehmigung oder Ablehnung von Urlaubsanträgen

• Entgegennahme von Krankmeldungen
• Genehmigung oder Ablehnung von Mehrarbeit
• Korrekturen von Zeiterfassung und Abwesenheiten

Grundsätzlich sieht der Stellvertreter immer alles, was der zu Vertretende auch sieht, d. h. alle Abwesenheiten und die Zeiterfassung der Mitarbeiter des zu Vertretenden. Nur im Vertretungsfall bekommt der Stellvertreter aber auch die Rechte etwas zu tun und wird zum zusätzlichen Adressaten der Urlaubsanträge und Wiedervorlagen.

Profil

Beim Feld Profil gibt es zwei Auswahlmöglichkeiten, die die Zugriffsrechte auf das System bestimmen:

1. HR 
2. Mitarbeiter

Wenn Sie HR auswählen, bekommt der Mitarbeiter Lese- und Schreibrechte auf alle Bereiche, inkl. der Administration des 360°-Feedback sowie der Verwaltung der Personalakten.

Bei der Auswahl Mitarbeiter wird nur das Zugriffsrecht auf die Beantwortung der Umfrage (sofern der Mitarbeiter Teilnehmer einer Umfrage ist) sowie auf den Bereich Who is Who bestimmt.

Stellen- und Rollenbeschreibung

Da die Stellen- und Rollenbeschreibungen ggf. divergieren können, sind hierfür zwei separate Felder vorgesehen. Beispiel:

Die Stellenbeschreibung fasst sich kurz und gibt Aufschluss über die aktuelle Position des Mitarbeiters.

Die Rollenbeschreibung kann eine umfängliche Beschreibung der Tätigkeit des Mitarbeiters sein, die u. a. die Rechte und Pflichten des Mitarbeiters aufzeigt und somit die Erwartungshaltung an die Stelle widerspiegelt. 

Firmen-Kommunikation und Fähigkeiten

Weiterhin können hier die Firmen-Kommunikationsdaten des Mitarbeiters hinterlegt werden.

Bei den Fähigkeiten können noch weitere, beliebig viele Kenntnisse des Mitarbeiters eingetragen werden. Beispiel:

Im Unterschied zu den Kenntnissen und Fähigkeiten, die im Bereich Bildung eingetragen werden, beziehen sich die Fähigkeiten hier auf ein konkretes Arbeitsfeld in der Abteilung.