Hierbei handelt es sich um Empfehlungen von uns, die pro Land allgemeingültig sind. Fehlen Ihnen bestimmte Dokumenttypen, können Sie in Meine Einträge eine Ergänzung vornehmen. In der Personalakte werden Ihnen die Dokumente aus beiden Eintragslisten angezeigt.
Erklärungsbeispiele
Das Referenzfeld muss den Schlüssel (siehe oben) beinhalten. Soll ein Dokument z. B. neben der Stellenbeschreibung hochladbar sein, muss das Referenzfeld Abteilung.Stellenbeschreibung eingetragen werden. Als Format gilt immer: „Maske:Feld“.
Folgende Masken werden unterstützt:
- Personaldaten
- Vertrag
- Bildung
- Abteilung
Sofern Sie für ein Referenzfeld mehrere Dokumententypen zum Hochladen anbieten möchten, können Sie mit dem Feld Anzeigereihenfolge bestimmen, in welcher Reihenfolge die Dokumenttypen angezeigt werden. Die Reihenfolge ist dabei aufsteigend – beginnend mit dem kleinsten Wert. Ob Sie mit der 1 oder der 10 beginnen, bleibt Ihnen überlassen. Wählen Sie den Zahlenraum nach Ihren Präferenzen.
Der Dokumententyp ist der Name des hochzuladenden Dokuments, der dann in der Personalakte wie angegeben angezeigt wird. Da es sich hier meist um Formulare handelt, empfehlen wir, die offizielle Bezeichnung zu verwenden (z. B. Lohnsteuerkarte, Haushaltsbescheinigung, STM Arbeitsuntersuchung).
Bei Anzahl bedeutet 1, dass nur genau ein Dokument hochladbar ist; n bedeutet, dass unendlich viele Dokumente hochladbar sind.
P/K stehen für Dokumente, die entweder verpflichtend (P) oder optional (K) sind.
Die grünen Felder sind Entscheidungsfelder. Nationalität, Wohnsitzland, Sprache, Rolle, Stellenbeschreibung, Abteilung und Kostenstellen beziehen sich alle auf den Mitarbeiter, auf den die Regel angewendet wird. Alle Feld sind mit UND miteinander verknüpft, z. B.:
| LU | FR | Das Dokument ist nur relevant für Mitarbeiter, die in Luxemburg wohnen und französisch sprechen. |
| Spedition | Fahrer | Das Dokument ist relevant für alle Fahrer der Abteilung „Spedition“. |
Die orangefarbenen Felder betreffen die Unterscheidung nach Firma bzw. Filiale, Unternehmen, Konzern. Dies gilt nur, wenn Sie mehrere Firmen angelegt haben. Eingetragen werden muss hier der Firmenschlüssel, also die Kurzbezeichnung.
Unter „Template“ können Sie Dokumentmuster hinterlegen. Sofern der Mitarbeiter oder der Sachbearbeiter nicht weiß, um welches Dokument es sich genau handelt, kann dieses Template als Muster verwendet werden.
Unter Vertrag.Dokumente gibt es in diesem Beispiel elf Einträge, die die Firma selbst erstellt hat.
Die Anzeige in der Personalakte auf der Registerkarte Vertrag sieht folgendermaßen aus:
Alle Dokumente, die als Pflichtfeld (P) deklariert werden, erhalten das Zeichen 
.
Alle Dokumente, die optional sind, werden mit 
gekennzeichnet.
Durch klicken auf die farbige Wolke können eines oder mehrere Dokumente hochgeladen werden, je nachdem, welche Anzahl festgelegt wurde (z. B. 1 oder n).
Der Bonusvertrag und die Immatrikulationsbescheinigung sind nicht hochladbar und werden hier auch nicht zur Auswahl gestellt, da sie beschränkt wurden auf die Position „Sales“ bzw. „Werkstudent“. In diesem Beispiel trifft dies auf den ausgewählten Mitarbeiter nicht zu.
Deshalb ist es möglich, dass in jeder Personalakte andere Dokumente zum Upload angeboten werden – je nach Einschränkung.
Hinweis zu Pflichtdokumenten
Soll ein Dokumenteintrag geändert werden, der ein Pflichtdokument (und damit einen schriftlichen Nachweis) als Grundlage hat, kann dieses Feld nur geändert werden, wenn gleichzeitig das Dokument dazu hochgeladen wird.