Meine Einträge

Dokumente sind alle Einträge, die an einer bestimmten Stelle in der Personalakte hochladbar sind und als Anhang und zugeschnitten auf den jeweiligen Mitarbeiter gespeichert werden.

In der ersten Ansicht erhalten Sie einen Einblick in Ihre eigenen Einträge. Zu Beginn ist diese Ansicht leer. Um Sie zu füllen, können Sie sich die leere Ansicht als Vorlage durchals .xls herunterladen und befüllen und dann mittels hochgeladen wieder einfügen. Diese selbst erstellten Einträge überschreiben die gültigen Einträge der Konfiguration.

Im Referenzfeld muss genau der Schlüssel stehen, der unter aufgelistet ist. Das sind die Einträge der unterstützten Felder in den Masken.

Aktuell ist das die gültige Liste:

Gültige Einträge

Hierbei handelt es sich um Empfehlungen von uns, die pro Land allgemeingültig sind. Fehlen Ihnen bestimmte Dokumententypen, können Sie in Meine Einträge eine Ergänzung vornehmen. In der Personalakte werden Ihnen die Dokumente aus beiden Eintragslisten angezeigt.

Erklärungsbeispiele

Das Referenzfeld muss den Schlüssel (siehe oben) beinhalten. Ein Dokument soll neben der Stellenbeschreibung hochladbar sein, daher muss das Referenzfeld Abteilung.Stellenbeschreibung eingetragen werden. Als Vorlage dient immer: "Maske:Feld".

Folgende Masken werden unterstützt:

1. Personaldaten
2. Vertrag
3. Bildung
4. Abteilung

Sofern SIe für ein Referenzfeld mehrere Dokumentypen zum Hochladen anbieten möchten, können Sie mit dem Feld Anzeige Reihenfolge bestimmen, in welcher Reihenfolge die Dokumententypen angezeigt werden. Die Reihenfolge wird dabei aufsteigend – beginnend mit dem kleinsten Wert – ausgewählt. Ob Sie mit der 1 oder der 10 beginnen, bleibt Ihnen überlassen. Wählen Sie den Zahlenraum nach Ihren Präferenzen.

Der Dokumententyp ist der Name des hochzuladenden Dokuments, der dann in der Personalakte so angezeigt wird. Da es sich hier meist um Formulare handelt, empfehlen wir Ihnen die offizielle Bezeichnung zu verwenden (z. B. Lohnsteuerkarte, Haushaltsbescheinigung, STM Arbeitsuntersuchung).

Bei Anzahl bedeutet 1, dass genau nur ein Dokument hochladbar ist; n bedeutet, dass endlos viele Dokumente hochladbar sind.

P/K stehen für Dokumente, die entweder verpflichtend sind (P) oder optional (K).

Die grünen Felder sind Entscheidungsfelder. Nationalität, Wohnsitzland, Sprache, Rolle, Stellenbeschreibung, Abteilung und Kostenstellen beziehen sich alle auf den Mitarbeiter, für den die Regel angewendet wird. Alle Feld sind mit UND miteinander verknüpft, z. B.:

Die orangefarbenen Felder betreffen die Unterscheidung nach Firma bzw. Filiale, Unternehmen, Konzern. Dies gilt nur, wenn Sie mehrere Firmen angelegt haben. Eingetragen werden muss hier der Firmenschlüssel, also die Kurzbezeichnung.

Unter Template können Sie Dokumentmuster hinterlegen. Sofern der Mitarbeiter oder der Sachbearbeiter nicht weiß, um welches Dokument es genau geht, kann er/sie dieses Template als Muster nehmen.

My entries

Documents are all entries that can be uploaded at a certain place in the personnel file, saved as an attachment and tailored to the respective employee.

You will receive an insight into your own entries in the first view. This view is empty at the start. In order to populate this view, you can download the empty view as a template by selecting   as .xls, populate it and then upload it again by using and import it. Your own entries will overwrite the valid entries in the configuration.

The reference field must contain exactly the key that is listed under  . These are the entries for the fields supported in the masks.

At present, this is the valid list:

Valid entries

These are our recommendations that are generally valid for each country. If certain types of documents are missing, you can add these in My entries. You can see the documents from both lists of entries in the personnel file.

Explanatory examples

The Reference field has to contain the key (see above). Since it should be possible to upload a document beside the job description, the reference field Department.job description has to be entered. The following can always be used as a template: ‘Mask:field’.

The following masks are supported:

1. Personal information
2. Contract
3. Education
4. Department

If you wish to provide several document types for uploading for a reference field, you can use the field Sequence display to determine the order in which the document types are to be displayed. The sequence is selected in ascending order, starting with the smallest value. You choose whether to start with 1 or 10. You can select the range of numbers of your choice.

The Document type is the name of the document to be uploaded and that will be displayed as such in the personnel file. Since these documents are mostly forms, it is advisable to use the official name (e.g. tax card, household certificate, STM occupational health check).

For Number, the number 1 means that only one document can be uploaded whereas ‘n’ means that any number of documents can be uploaded.

M/O stands for documents that are either mandatory (M) or optional (O).

The green fields are decision-making fields. Nationality, country of residence, language, role, job description, department and cost centre refer to the employee for whom the rule is applied. All the fields are connected by AND, e.g.:

The orange fields show the different types of companies: subsidiary, enterprise or group. This only applies if you have captured several companies. The company key has to be entered here, that is the short description.

Unter Vertrag.Dokumente gibt es laut unserem Beispiel elf Einträge, die die Firma selbst erstellt hat.

Die Anzeige in der Personalakte unter dem Reiter Vertrag sieht folgendermaßen aus:

Alle Dokumente, die wir als Pflichtfeld (P) dekariert werden, erhalten das Zeichen:

Alle Dokumente, die optional sind, werden durch gekennzeichnet.

Indem man auf die farbige Wolke klickt, kann man ein bzw. mehrere Dokumente hochladen, je nachdem was unter Anzahl festgelegt wurde (1 bzw. n).

Der Bonusvertrag und die Immatrikulationsbescheinigung sind nicht hochladbar und werden wir auch nicht zur Auswahl zur Verfügung gestellt, da sie beschränkt wurden auf die Position Sales bzw. Werkstudent. In unserem Beispiel trifft das auf den ausgewählten Mitarbeiter nicht zu.

Deshalb ist es möglich, dass jede Personalakte andere Dokumente zum Upload anbietet, je nach Einschränkung.

Historie

Über der Tabelle ist ersichtlich, wann die letzten Änderungen von uns (Gültige Einträge) und von Ihnen (Meine Einträge) hochgeladen wurden. Bitte beachten Sie beim Entfernen von Einträgen, dass womöglich dazu bereits Dokumente hochgeladen wurden. Entfällt der Eintrag, wird auch das dazugehörige Dokument gelöscht.

Frühere Einträge sind auswählbar und downloadbar, sodass man auf einer früheren Konfiguration wieder aufbauen kann, um die aktualisierten Einträge erneut hochzuladen.