Unter der Kachel Verträge und Dokumente können Sie vorkonfigurierte Einstellungen nutzen oder eigene einstellen.

Dokumente und Verträge werden den Reitern und den Feldern in der Maske zugeordnet.

Wenn Sie das Setup starten, sehen Sie Meine Einträge, die beim ersten Start der Maske leer sind. Wenn Sie für Gültige Einträge auswählen, dann erhalten Sie die Einträge angezeigt, die wir Ihnen bereitstellen.

Möchten Sie zusätzlich Ihre eigenen Einträge definieren und hochladen, werden unter Meine Einträge dann auch nur die von Ihnen hochgeladenen Einträge angezeigt. In der jeweiligen Maske selbst (z. B. Personaldaten oder Vertrag) werden dann entsprechend alle Einträge (Meine Einträge und Gültige Einträge) gemischt und angezeigt. 

Pflegen SIe Ihre Einträge am besten in Excel und laden Sie dann mit  in das System. Die Excel-Vorlage erhalten Sie hier Vorlage Meine Einträge

Die Felder in der Maske haben unterschiedliche Farben:

  • In den blauen Felder werden die Dokumente resp. Verträge definiert, die Sie für die Benutzung in der Personalverwaltung freigeben.
  • Die grünen Felder sind Entscheidungsmerkmale, wann das Dokument verwendet wird.
  • Die orangefarbenen Felder schränken die Firmen ein, für die das Dokument bzw. der Vertrag verwendet wird.

Beispiel für die grünen Felder (Entscheidungsmerkmale):

DokumentReferenzfeldP/K

Entscheidungsfeld

Erläuterung
ArbeitserlaubnisPersonendaten.NationalitaetP

Nationalität =Nicht-EU

Bei Mitarbeitern aus einem Nicht-EU-Land muss die Arbeitserlaub bei dem Feld Nationalität in der Maske Personendaten hochgeladen werden. Das Dokument ist Pflicht.
HaushaltsbescheinigungPersonendaten.StadtP

Wohnsitzland =DE

Für Mitarbeiter, die in Deutschland wohnen, wird eine Wohnsitzbescheinigung erwartet. Das Dokument ist Pflicht.

Erfahren Sie mehr zu den folgenden Themen:


You can use pre-configured settings or configure your own under the tile Contracts and documents.

                       

Documents and contracts are assigned to the tabs and the fields in the mask.

When you start the setup, you will see My entries that are empty when the mask is first started. If you select for Valid entries, you will see the entries that we have provided for you.

If you also wish to define and upload your own entries, only the entries that you uploaded will be displayed under My entries. Then all the entries (My entries and Valid entries) are combined and displayed in the respective mask (e.g. Personnel data or contracts). 

It is advisable to maintain your entries in Excel and then load them usinginto the system. You can obtain the Excel template here Template my entries.

The fields in the mask have different colours:

  • The documents or contracts that you release for use in personnel management are defined in the blue fields.
  • The green fields are decision-making criteria for the time that the document has to be used.
  • The orange fields limit the companies for which the document or the contract has to be used.

Examples for the green fields (decision-making criteria):

Document

Reference field

M/O

Decision-making   field

Explanation

Work permit

Personal information.nationality

P

Nationality = non-EU

As for employees from non-EU countries,   the work permit has to be uploaded for the field ‘Nationality’ in the mask   ‘Personal information’. This document is mandatory.

Household certificate

Personal information.town

P

Country of residence =DE

A certificate of residence is expected   for employees who live in Germany. This document is mandatory.


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