Beim Thema Kurzarbeit möchten wir Ihnen Hilfestellung geben, wie Sie das in der Danielle Software abbilden können.

Sonderarbeitstyp Kurzarbeit

Um neben der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit die Kurzarbeit in der Zeiterfassung abzubilden, können Sie in der „Konfiguration“ eine neue Sonderarbeitszeit definieren, die z. B. Corona Kurzarbeit oder Kurzarbeit heißt.

Gehen Sie dazu auf das , um einen neuen Eintrag anzulegen.

Möchten Sie den Sonderarbeitstyp auf eine Filiale, ein Unternehmen, einen Konzern oder ein Land eingrenzen, haben Sie dazu die Auswahl; das bedeutet, dass nur Mitarbeiter, die dem ausgewählten Filter entsprechen auf die jeweilige Sonderarbeitszeit buchen können.

Anlage einer neuen Sonderarbeitszeit für die Kurzarbeit mit Einschränkung auf ein Unternehmen

Übersicht aller angelegten Sonderarbeitszeiten mit möglicher Einschränkung

Zeitausgleich einfügen zu Beginn der Kurzarbeit

Wechseln Sie in die Zeiterfassung und verschaffen Sie sich einen Überblick über die bis zum Beginn der Kurzarbeit geleisteten Arbeitsstunden.

Bei einigen Mitarbeitern kann man erkennen, dass sie Mehrarbeit geleistet haben und Überstunden haben, andere haben Minderstunden.

Um mit Beginn der Kurzarbeit nicht mit Minder- oder Überstunden zu starten, ist es ratsam einen Zeitausgleich einzufügen.

Dies müssen Sie bei jedem Mitarbeiter einzeln vornehmen. Sie wählen sich also in der Zeiterfassung bei der Mitarbeiter Übersicht den Mitarbeiter aus.

Beispiel: Michael Schäfer hat bis Ende Februar 24 Überstunden angesammelt.

Im Arbeitszeitkonto können Sie die zu viel geleistete Zeit ausbuchen.

Wählen Sie dazuaus.

Der ausgewählte Tag ist in unserem Beispiel der 01.03.2020, an dem die Kurzarbeit beginnt.

Nehmen Sie als Typ "Ausbuchung", um die Mehr- oder Minderstunden auf 0 zu setzen. Sie können die Stunden natürlich auch ausbezahlen oder als Freizeitausgleich gutschreiben – je nach Ihren Vertragsvorgaben.

Das Stundenkonto zeigt 24 Plusstunden an. In unserem Beispiel sind diese vertraglich mit dem Monatsgehalt abgegolten und werden nicht ausgeglichen.

Um diese Mehrarbeit auf 0 zu setzen, fügen wir den oben gezeigten Ausgleich ein.

Das Stundenkonto hat vor der Ausbuchung 24 Plusstunden angezeigt und nun sind es zu Beginn des Monats März 0 geworden.

Michael Schäfer startet also ohne Mehr- und Minderstunden in die Kurzarbeit.

Das Ausbuchen kann man beispielsweise auch monatlich wiederholen.

Aktuelle Zeiterfassung in der Kurzarbeit

Das eingestellte Arbeitszeitmodell für Michael Schäfer weist eine tägliche Arbeitszeit von 8 und eine wöchentliche Arbeitszeit von 40 Stunden aus. Mit einer hälftigen Zeitbuchung von 4 Stunden pro Tag, erhält Michael Schäfer täglich 4 Minusstunden. Der Anteil, der z. B. bei Kurzarbeit 50% nicht geleistet wird, muss ebenfalls in der Zeiterfassung erfasst werden.

Es gibt zwei Optionen, wie man die Zeiterfassung während der Kurzarbeit durchführen kann.

1. Die Mitarbeiter erfassen neben ihrer Arbeitszeit auch die Kurzarbeitszeit
2. HR erfasst die Kurzarbeitszeit zentral, z. B. mittels eines Imports, und die Mitarbeiter buchen nur noch ihre tatsächlich geleistete Arbeitszeit

Michael Schäfer bucht seine verminderte Arbeitszeit von 4 Stunden

Ansicht in der Zeiterfassung nach der Speicherung des Arbeitseintrags

Michael Schäfer oder HR bucht die 50% Kurzarbeitszeit (nicht geleistete Arbeit) nur als Dauer und auf die in der Konfiguration angelegte Sonderarbeitszeit "Kurzarbeit"

In der Zeiterfassung wird die geleistete Arbeit und die Kurzarbeit als Sonderarbeitszeit angezeigt. Die Summe beider Einträge ergibt 8 Stunden und somit ist das Stundenkonto wieder ausgeglichen.