Um die gehaltsrelevanten Daten an das Steuerbüro weiterzureichen und eine Abrechnung vorzubereiten, können Sie kostenfrei die Abrechnung nutzen. Wichtig dafür ist jedoch, dass Sie sowohl die Zeiterfassung als auch die Abwesenheit bereits nutzen.

Erstellen der ersten Abrechnung

Gehen Sie dazu auf die Kachel Abrechnung und wählen Sie das (Neue Abrechnung anlegen).

Unternehmen

Haben Sie mehrere Unternehmen, wählen Sie bitte das Unternehmen, was Sie zuerst abrechnen wollen. Haben Sie nur ein Unternehmen, wird der Eingabewert vorbelegt.

Verträge

Wenn Sie eine Abrechnung zum gleichen Zeitpunkt für alle Mitarbeiter machen möchten, müssen Sie hier nichts auswählen. Im Falle, dass Sie zu unterschiedlichen Zeitpunkten oder für Löhne und Gehälter abrechnen wollen, filtern Sie nach Verträgen, die Sie bestenfalls vorab bereits in Löhne und Gehälter definiert haben.

Gebuchte Zeiten von

Das ist der 1. Tag, der abgerechnet werden soll, z. B. der 1. des aktuellen Monats.

Gebuchte Zeiten bis

Das entspricht dem letzten Tag, der in die Abrechnung mit einfließen soll, z. B. der letzte Tag des aktuellen Monats.

Gehen Sie anschließend auf Erstellen.

Die Daten sind bis zur Aktualisierung auf 0 gestellt.

Um für den Zeitraum die Abrechnungsdaten aktuell zu laden, drücken Sie .

Im oberen Bereich sehen Sie die Zusammenfassung der Abrechnung.

Speichern Sie diese Anzeige am besten, bevor Sie sie prüfen. Gehen Sie dazu auf .

Prüfen der Abrechnung

Grobe Prüfung

Um die Abrechnung zu prüfen, exportieren Sie bitte diese Ansicht unter .

Öffnen Sie das exportierte Excel-Dokument. Alle Daten wurden untereinander geschrieben.

Muster-Export

Zum ersten Tag der Abrechnung wurde automatisch ein Buchungsschnitt gesetzt, wie im Muster-Export ersichtlich.

Hier können Sie grob sehen, ob alle Mitarbeiter, die Zeiten erfassen müssen, dies gemacht haben und die Soll- mit der Istarbeitszeit übereinstimmt.

Detaillierte Prüfung

Beim Export haben Sie die Möglichkeit alle Mitarbeiterdaten in eigenen Tabs anzeigen zu lassen, sodass Sie pro Mitarbeiter ein eigenes Datenblatt bekommen. Dies erleichtert die Einzelprüfung, auch durch den Mitarbeiter selbst.

Wählen Sie aus. Gehen Sie anschließend wieder auf Exportieren.

Muster-Export mit Tabs

Korrektur der Zeiten

Sie haben festgestellt, dass eine Zeitbuchung bei einem Mitarbeiter vergessen wurde und möchten dies vor der endgültigen Abrechnung korrigieren.

Gehen Sie dazu in die Zeiterfassung, den entsprechenden Monat und Mitarbeiter und wählen den zu korrigierenden Eintrag aus.

Fügen Sie den neuen Eintrag hinzu.

Nach der Änderung der Zeiten, müssen Sie die Abrechnungsdaten erneut laden mit, die Abrechnung speichern und neu exportieren.

Abschluss der Abrechnung

Solange die Abrechnung noch nicht abgeschlossen wurde, werden die Änderungen in der Zeiterfassung in der aktuellen Abrechnung berücksichtigt.

Gehen Sie zum finalen Abschluss der Abrechnung auf .

Die Hinweismeldung verweist darauf, dass nach Abschluss der Abrechnung keine Korrekturen mehr möglich sind.

Dass die Abrechnung abgeschlossen wurde, sieht man an dem geschlossenen Schloss.

Das geöffnete Schloss steht für eine Abrechnung, die nur gespeichert, aber nicht final abgeschlossen wurde.

Die nicht abgeschlossene Abrechnung lässt sich auch noch löschen.

Abgerechnete Daten in der Zeiterfassung

Wählen die den zuvor abgerechneten Zeitraum in der Zeiterfassung aus.