Meine Einträge
Dokumente sind alle Einträge, die an einer bestimmten Stelle in der Personalakte hochladbar sind und als Anhang und zugeschnitten auf den jeweiligen Mitarbeiter gespeichert werden.
In der ersten Ansicht erhalten Sie einen Einblick in Ihre eigenen Einträge. Zu Beginn ist diese Ansicht leer. Um Sie zu füllen, können Sie sich die leere Ansicht als Vorlage durch
als .xls herunterladen und befüllen und dann mittels 
hochgeladen wieder einfügen. Diese selbst erstellten Einträge überschreiben die gültigen Einträge der Konfiguration.
Im Referenzfeld muss genau der Schlüssel stehen, der unter 
aufgelistet ist. Das sind die Einträge der unterstützten Felder in den Masken.
Aktuell ist das die gültige Liste:
Gültige Einträge
Hierbei handelt es sich um Empfehlungen von uns, die pro Land allgemeingültig sind. Möchten Sie diese so nicht nutzen, können Sie in Meine Einträge eine Überschreibung vornehmen.
Erklärungsbeispiele
Das Referenzfeld muss den Schlüssel (siehe oben) beinhalten. Ein Dokument soll neben der Stellenbeschreibung hochladbar sein, daher muss das Referenzfeld Abteilung.Stellenbeschreibung eingetragen werden.
Die Anzeige Reihenfolge ist nur wichtig, wenn man mehrere Dokumente zu einem Eintrag hochladen möchte. Die Reihenfolge wird dabei aufsteigend – beginnend mit dem kleinsten Wert – ausgewählt. Ob Sie mit der 1 oder der 10 beginnen, bleibt Ihnen überlassen. Wählen Sie den Zahlenraum nach Ihren Präferenzen.
Der Dokumententyp ist der Name des hochzuladenden Dokuments, der dann in der Personalakte so angezeigt wird.
Bei Anzahl bedeutet 1, dass genau nur ein Dokument hochladbar ist; n bedeutet, dass endlos viele Dokumente hochladbar sind.
P/K stehen für Dokumente, die entweder verpflichtend sind (P) oder optional (K).
Die grünen Felder betreffen den Mitarbeiter. Sie können eine Einschränkung auf z. B. das Land vornehmen, sodass bestimmte Dokumente nur in dem Land angezeigt werden, in dem der Mitarbeiter ansässig ist.
Die orangefarbenen Felder betreffen die Unterscheidung nach Firma bzw. Filiale, Unternehmen, Konzern. Dies gilt nur, wenn Sie mehrere Firmen angelegt haben. Eingetragen werden muss hier der Firmenschlüssel, also die Kurzbezeichnung.
Unter Vertrag.Dokumente gibt es laut unserem Beispiel elf Einträge, die die Firma selbst erstellt hat.
Die Anzeige in der Personalakte unter dem Reiter Vertrag sieht folgendermaßen aus:
Alle Dokumente, die wir als Pflichtfeld (P) dekariert werden, erhalten das Zeichen: 
Alle Dokumente, die optional sind, werden durch 
gekennzeichnet.
Indem man auf die farbige Wolke klickt, kann man ein bzw. mehrere Dokumente hochladen, je nachdem was unter Anzahl festgelegt wurde (1 bzw. n).
Der Bonusvertrag und die Immatrikulationsbescheinigung sind nicht hochladbar und werden wir auch nicht zur Auswahl zur Verfügung gestellt, da sie beschränkt wurden auf die Position Sales bzw. Werkstudent. In unserem Beispiel trifft das auf den ausgewählten Mitarbeiter nicht zu.
Deshalb ist es möglich, dass jede Personalakte andere Dokumente zum Upload anbietet, je nach Einschränkung.
Historie
Über der Tabelle ist ersichtlich, wann die letzten Änderungen von uns (Gültige Einträge) und von Ihnen (Meine Einträge) hochgeladen wurden. Bitte beachten Sie beim Entfernen von Einträgen, dass womöglich dazu bereits Dokumente hochgeladen wurden. Entfällt der Eintrag, wird auch das dazugehörige Dokument gelöscht.
Frühere Einträge sind auswählbar und downloadbar, sodass man auf einer früheren Konfiguration wieder aufbauen kann, um die aktualisierten Einträge erneut hochzuladen.
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Soll ein Dokumenteintrag geändert werden, der ein Pflichtdokument (damit einen schriftlichen Nachweis) als Grundlage hat, kann dieses Feld nur geändert werden, wenn gleichzeitig das Dokument dazu hochgeladen wird |
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