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Meine Einträge

Dokumente sind alle Einträge, die an einer bestimmten Stelle in der Personalakte hochladbar sind und als Anhang und zugeschnitten auf den jeweiligen Mitarbeiter gespeichert werden.

In der ersten Ansicht erhalten Sie einen Einblick in Ihre eigenen Einträge. Zu Beginn ist diese Ansicht leer. Um sie zu füllen, können Sie sich die leere Ansicht als Vorlage durchals .xls herunterladen und befüllen und dann mittels hochgeladen wieder einfügen. Diese selbst erstellten Einträge überschreiben die gültigen Einträge der Konfiguration.

Im Referenzfeld muss genau der Schlüssel stehen, der unter aufgelistet ist. Das sind die Einträge der unterstützten Felder in den Masken.

Aktuell ist das die gültige Liste:

Gültige Einträge

Hierbei handelt es sich um Empfehlungen von uns, die pro Land allgemeingültig sind. Fehlen Ihnen bestimmte Dokumententypen, können Sie in Meine Einträge eine Ergänzung vornehmen. In der Personalakte werden Ihnen die Dokumente aus beiden Eintragslisten angezeigt.

Erklärungsbeispiele

Das Referenzfeld muss den Schlüssel (siehe oben) beinhalten. Ein Dokument soll neben der Stellenbeschreibung hochladbar sein, daher muss das Referenzfeld Abteilung.Stellenbeschreibung eingetragen werden. Als Vorlage dient immer: "Maske:Feld".

Folgende Masken werden unterstützt:

  1. Personaldaten
  2. Vertrag
  3. Bildung
  4. Abteilung

Sofern Sie für ein Referenzfeld mehrere Dokumententypen zum Hochladen anbieten möchten, können Sie mit dem Feld Anzeige Reihenfolge bestimmen, in welcher Reihenfolge die Dokumententypen angezeigt werden. Die Reihenfolge wird dabei aufsteigend – beginnend mit dem kleinsten Wert – ausgewählt. Ob Sie mit der 1 oder der 10 beginnen, bleibt Ihnen überlassen. Wählen Sie den Zahlenraum nach Ihren Präferenzen.

Der Dokumententyp ist der Name des hochzuladenden Dokuments, der dann in der Personalakte so angezeigt wird. Da es sich hier meist um Formulare handelt, empfehlen wir Ihnen die offizielle Bezeichnung zu verwenden (z. B. Lohnsteuerkarte, Haushaltsbescheinigung, STM Arbeitsuntersuchung).

Bei Anzahl bedeutet 1, dass genau nur ein Dokument hochladbar ist; n bedeutet, dass endlos viele Dokumente hochladbar sind.

P/K stehen für Dokumente, die entweder verpflichtend sind (P) oder optional (K).

Die grünen Felder sind Entscheidungsfelder. Nationalität, Wohnsitzland, Sprache, Rolle, Stellenbeschreibung, Abteilung und Kostenstellen beziehen sich alle auf den Mitarbeiter, für den die Regel angewendet wird. Alle Feld sind mit UND miteinander verknüpft, z. B.:

WohnsitzlandSprache
LUFRDas Dokument ist nur relevant für Mitarbeiter, die in Luxemburg wohnen und französisch sprechen.


AbteilungStellenbeschreibung
SpeditionFahrerDas Dokument ist relevant für alle Fahrer der Abteilung Spedition.

Die orangefarbenen Felder betreffen die Unterscheidung nach Firma bzw. Filiale, Unternehmen, Konzern. Dies gilt nur, wenn Sie mehrere Firmen angelegt haben. Eingetragen werden muss hier der Firmenschlüssel, also die Kurzbezeichnung.

Unter Template können Sie Dokumentmuster hinterlegen. Sofern der Mitarbeiter oder der Sachbearbeiter nicht weiß, um welches Dokument es genau geht, kann er/sie dieses Template als Muster nehmen.




Unter Vertrag.Dokumente gibt es laut unserem Beispiel elf Einträge, die die Firma selbst erstellt hat.

Die Anzeige in der Personalakte unter dem Reiter Vertrag sieht folgendermaßen aus:

Alle Dokumente, die als Pflichtfeld (P) deklariert werden, erhalten das Zeichen:

Alle Dokumente, die optional sind, werden durch gekennzeichnet.

Indem man auf die farbige Wolke klickt, kann man ein bzw. mehrere Dokumente hochladen, je nachdem was unter Anzahl festgelegt wurde (1 bzw. n).

Der Bonusvertrag und die Immatrikulationsbescheinigung sind nicht hochladbar und werden hier auch nicht zur Auswahl zur Verfügung gestellt, da sie beschränkt wurden auf die Position Sales bzw. Werkstudent. In unserem Beispiel trifft das auf den ausgewählten Mitarbeiter nicht zu.

Deshalb ist es möglich, dass jede Personalakte andere Dokumente zum Upload anbietet – je nach Einschränkung.

Historie

Über der Tabelle ist ersichtlich, wann die letzten Änderungen von uns (Gültige Einträge) und von Ihnen (Meine Einträge) hochgeladen wurden. Bitte beachten Sie beim Entfernen von Einträgen, dass womöglich dazu bereits Dokumente hochgeladen wurden. Entfällt der Eintrag, wird auch das dazugehörige Dokument gelöscht.

Frühere Einträge sind auswählbar und downloadbar, sodass man auf einer früheren Konfiguration wieder aufbauen kann, um die aktualisierten Einträge erneut hochzuladen.

Hinweis zu Pflichtdokumenten

Soll ein Dokumenteintrag geändert werden, der ein Pflichtdokument (damit einen schriftlichen Nachweis) als Grundlage hat, kann dieses Feld nur geändert werden, wenn gleichzeitig das Dokument dazu hochgeladen wird.


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