Dokumente sind alle Einträge, die an einer bestimmten Stelle in der Personalakte hochladbar sind und als Anhang und zugeschnitten auf den jeweiligen Mitarbeiter gespeichert werden.

In der Konfiguration kann man festlegen, an welcher Stelle in der Mitarbeiterakte welches und wie viele Dokumente hochladbar sind. Oder Sie können frei hochgeladen werden und in der Akte unter Dokumente gespeichert werden.

Unter Vertrag.Dokumente gibt es laut unserem Beispiel elf Einträge, die die Firma selbst erstellt hat.

Die Anzeige in der Personalakte unter dem Reiter Vertrag sieht folgendermaßen aus:

Alle Dokumente, die als Pflichtfeld (P) deklariert werden, erhalten das Zeichen:

Alle Dokumente, die optional sind, werden durch gekennzeichnet.

Indem man auf die farbige Wolke klickt, kann man ein bzw. mehrere Dokumente hochladen, je nachdem was unter Anzahl festgelegt wurde (1 bzw. n).

Der Bonusvertrag und die Immatrikulationsbescheinigung sind nicht hochladbar und werden hier auch nicht zur Auswahl zur Verfügung gestellt, da sie beschränkt wurden auf die Position Sales bzw. Werkstudent. In unserem Beispiel trifft das auf den ausgewählten Mitarbeiter nicht zu.

Deshalb ist es möglich, dass jede Personalakte andere Dokumente zum Upload anbietet – je nach Einschränkung.

Historie

Über der Tabelle ist ersichtlich, wann die letzten Änderungen von uns (Gültige Einträge) und von Ihnen (Meine Einträge) hochgeladen wurden. Bitte beachten Sie beim Entfernen von Einträgen, dass womöglich dazu bereits Dokumente hochgeladen wurden. Entfällt der Eintrag, wird auch das dazugehörige Dokument gelöscht.

Frühere Einträge sind auswählbar und downloadbar, sodass man auf einer früheren Konfiguration wieder aufbauen kann, um die aktualisierten Einträge erneut hochzuladen.