Um eine Umfrage erstellen zu können, werden zunächst die Teilnehmer und die Fragen benötigt. Beides können Sie im System direkt einfügen oder mit Hilfe einer Excel-Datei hochladen. Selbstverständlich sind manuelle Änderungen im Nachhinein möglich, welche dann wieder zum Export bereitstehen.
Bitte vergessen Sie nicht sich als initialer User ebenfalls in die Teilnehmer-Tabelle einzufügen, wenn Sie Zugriff auf die Kachel „Umfrageteilnahme“ benötigen. Andernfalls haben Sie auch die Möglichkeit nach Erstellung Ihrer Umfrage und vor der Liveschaltung eine Vorabansicht der Fragebögen zu erhalten, also die Sicht der Teilnehmer einzunehmen.
Sie haben verschiedene Möglichkeiten:
Teilnehmer direkt in der Tabelle hinzufügen
Fügen Sie über 
Teilnehmer der Tabelle hinzu. Sie können in den leeren Zeilen die Felder beschreiben. Mit 
können Sie einzelne Teilnehmer auch wieder löschen.
Teilnehmer-Template herunterladen (Excel)
Diese Vorlage bietet Ihnen genau die in der Tabelle dargestellten Spalten an. Bitte entfernen Sie zunächst die Musterdaten und fügen Sie die Personaldaten Ihrer Umfrageteilnehmer ein. Anschließend fahren Sie mit 3. Teilnehmerlistehochladen fort.
Teilnehmerliste hochladen
Mit 
können Sie eine Teilnehmerliste in Excel in die Umfrage hochladen. Sie haben auch die Möglichkeit mehrere Excellisten nacheinander hochzuladen. Die Einträge fügen sich nahtlos an die zuvor hochgeladenen Teilnehmerdaten an. Ihre Daten werden nicht überschrieben und müssen ggf. bei einem erneuten Hochladen manuell entfernt werden.
Weitere Optionen:
Download der zuvor erstellen Teilnehmerliste in Excel
Neu laden, nur vor dem Prüfen und Speichern möglich, um den Ausgangszustand wiederherzustellen
Fehlermeldungen
Folgende Prüfungen werden durchgeführt:
- Teilnehmerliste ist nicht leer
- Personalnummer existiert
- Personalnummer ist noch nicht vergeben
- Personalnummer Vorgesetzter existiert
- Personalnummer Vorgesetzter ist nicht die eigene
- Benutzername ist eindeutig
- Vor- und Nachname sind gefüllt
- Email ist gefüllt und im Standard-Email-Format
Folgende Einträge können Sie vornehmen:
| Feldname | Erklärung | Pflichtfeld |
|---|---|---|
| Pers.-Nr. | Entspricht der Personalnummer in Ihrem Unternehmen, diese Nummer kann Zahlen und/oder Buchstaben enthalten | ja |
| Vorname | Alle Vornamen, die im Arbeitsvertrag aufgeführt sind, max. 250 Zeichen | ja |
| Nachname | Alle Nachnamen, die im Arbeitsvertrag aufgeführt sind, max. 250 Zeichen | ja |
| Dienstliche Emailadresse, gültiges Email-Format, z. B. vorname.nachname@firma.com, an diese Adresse wird die Einladdungsmail zur Umfrage verschickt | ja | |
| Benutzername/Kürzel | Der Login zur Umfrage kann über die Email-Adresse oder alternativ mit dem Benutzernamen erfolgen, das kann Beispielsweise ein im Unternehmen genutztes Mitarbeiter-Kürzel sein | nein |
| Pers.-Nr. Vorgesetzter | Über diesen Wert kann die Bewertungsrelation des Vorgesetzten hergestellt werden (Vorgesetzter bewertet Mitarbeiter, Mitarbeiter bewertet Vorgesetzten) | ja |
| Abteilung | Innerhalb einer Abteilung bewerten sich die Teilnehmer automatisch gegenseitig, manuelle Änderungen sind möglich, sodass sich z. B. auch Teilnehmer aus verschiedenen Abteilungen gegenseitig bewerten | ja |
| Tochterfirma | Sollten Sie die Umfrage für einen Konzern durchführen, können Sie hier auch Teilnehmer aus verschiedenen Tochterfirma auflisten, die sich trotzdem gegenseitig bewerten sollen. | nein |
| Prüfkommentar | Dieses Feld wird automatisch gefüllt, wenn eine der o. g. Prüfungen erfolgt und Werte korrigiert werden müssen. Eine manuelle Eingabe ist hier nicht möglich. |
Nach dem Einstellen der Daten oder dem Hochladen einer oder mehrerer Excel-Teilnehmerlisten erhalten Sie den vollen Überblick über Ihre Teilnehmerdaten. Ab dem 21. Teilnehmer ändert sich die Ansicht und Sie können können vor- bzw. zurückblättern über mehrere Seiten.
Ansicht mit mehr als 20 Teilnehmern
Wählen Sie unter Abteilung, die die Umfrage administriert nun bitte eine Abteilung aus, die die Umfrage erstellen darf und Einsicht auf die Ergebnisse erhält. Die Auswahl enthält alle zuvor eingefügten Abteilungen aus Ihrer Teilnehmerliste.
Bitte beachten Sie, dass diese Abteilung automatisch Zugriff auf die Personalakte aller Teilnehmer erhält. Daher sollte diese Abteilung einer Personalabteilung entsprechen. Sollten Sie das alleinige Recht dazu haben, so weisen Sie sich bitte einer eigenen Abteilung zu und wählen diese hier aus.
Drücken Sie anschließend auf Prüfen und Speichern. Sollten in der Spalte Prüfkommentare Fehlermeldungen erscheinen, dann korrigieren Sie bitte genau diese Zeile (Vergleich Pflichtfelder und Prüfungen). Anschließend drücken Sie wieder Prüfen und Speichern.
Gehen Sie nun wieder auf die Seite Erste Schritte zurück.